Casa Gaïa : 10 % de temps gagné, 100 % d’impact en salle

Fondé en 2018 à Bordeaux, Casa Gaïa est un restaurant atypique et profondément engagé. Son ambition ? Offrir une cuisine créative, locale et responsable, tout en s’appuyant sur un réseau direct de producteurs du Sud-Ouest, principalement en agriculture biologique. Plus qu’un restaurant, Casa Gaia est un projet de territoire, né de la volonté de trois fondateurs, désireux de reconnecter alimentation, souveraineté alimentaire et économie locale.

Avec une carte en constante évolution, des approvisionnements ultra-frais et une gestion multi-services (déjeuner, dîner, tapas, boissons), le besoin d’un outil de gestion flexible, fiable et intuitif s’est imposé. C’est ainsi que Lightspeed s’est intégré au cœur de leur fonctionnement quotidien.

“Casa Gaïa, c’est un restaurant en direct producteur. On se source auprès d’une communauté de producteurs dans le Sud-Ouest… pour proposer une cuisine locale issue d’une agriculture paysanne et biologique.”

La première fonctionnalité que Casa Gaïa exploite quotidiennement est la gestion des produits. Grâce à la création simplifiée de fiches articles et au système de décompte en quantité limitée, l’équipe peut ajouter en temps réel les plats du jour ou suggestions saisonnières, tout en suivant avec précision les quantités disponibles.

“La création de produits pour nous, c’est fondamental. Et le décompte limité, on l’utilise tous les jours. C’est indispensable avec une carte qui change très souvent.”

Ce niveau de flexibilité permet à Casa Gaia de s’adapter aux arrivages de la semaine et de proposer une cuisine fraîche, évolutive, sans jamais compromettre le suivi opérationnel.

Pour l’équipe en salle, l’intuitivité de l’interface Lightspeed fait toute la différence. Les cartes sont personnalisées selon les services (midi, soir, tapas), ce qui permet aux serveurs de naviguer rapidement dans l’outil, sans se perdre dans des menus inutiles.

“Plus vous facilitez l’outil pour les serveurs, plus ça va vite, plus c’est fluide. C’est pour ça qu’on a choisi Lightspeed à la base. On a gagné 10 à 15 % de temps sur les services. Et sur une semaine entière, multiplié par plusieurs serveurs, c’est beaucoup.” Sur des services intenses avec plusieurs serveurs, ces économies de temps deviennent un véritable levier de productivité et de rentabilité.

“Au lieu d’une heure, vous allez passer 50 à 55 minutes. Et sur plusieurs serveurs, sur plusieurs jours, ça fait vraiment la différence.“

Résultat : une meilleure rotation des tables, un service plus fluide, et plus de temps consacré aux clients.

Dans un secteur où le turnover peut être élevé, la facilité de formation est un atout stratégique. Avec leur ancien système, chaque nouveau serveur devait passer de longues minutes à apprendre la navigation de caisse. Aujourd’hui, l’adoption est quasi instantanée grâce au support sur Ipad et à l’interface intuitive en back-end (assignation des utilisateurs,création des menus, etc) : “avant, il fallait 10 minutes pour former un extra. Maintenant, la question ne se pose plus. L’outil est intuitif.”

Cette simplicité réduit les frictions en début de service et sécurise les opérations, même dans un contexte d’équipe tournante.

Lightspeed est également utilisé comme outil de pilotage stratégique. Les rapports permettent de suivre les tendances de ventes, comparer les performances d’une semaine à l’autre, et affiner rapidement la carte, le service ou les objectifs.

“On utilise beaucoup les rapports produits pour voir ce qui se vend le mieux chaque semaine, et les rapports tickets pour la facturation. Ce qui est bien, c’est que ça compare automatiquement avec la semaine ou le mois précédent. C’est parfait pour évaluer nos objectifs.”

En lecture quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, ces données sont exploitées aussi bien en salle que par les responsables et les comptables, qui exportent les chiffres pour le calcul des marges : “J’utilise beaucoup sur du temps court et moyen court terme parce que c’est très facile à lire. Et c’est vraiment de l’information de terrain en temps réel.”

Avant Lightspeed, les équipes faisaient face à un système instable, qui générait des pertes de temps et de la frustration. Depuis la migration, la fluidité technique est au rendez-vous.

“Avant, on avait un système qui buggait souvent. Maintenant, c’est stable, ça répond vite, même quand le restaurant est plein.”

Une performance essentielle pour un restaurant qui tourne sept jours sur sept, avec une forte amplitude horaire et une rotation constante des plats.

Casa Gaïa a également utilisé la solution d’avance de fonds Lightspeed Capital à plusieurs reprises pour financer des projets à court terme. Rapide à obtenir, le financement a permis au restaurant de passer des caps sans passer par des démarches bancaires lourdes.

“On a fait deux ou trois demandes. C’était rapide, on a eu une réponse en quelques jours. Ça nous a permis de financer des projets urgents.”

Casa Gaia a sollicité plusieurs fois ce financement dans des périodes contrainte de trésorerie : cette réactivité a permis à Casa Gaïa de rester agile sans sacrifier ses ambitions.